Como criar o hábito de gerenciar as finanças da empresa?

             Não há dúvidas: é bem difícil que uma pequena ou média empresa sobreviva se não tiver um controle sobre as finanças, o que obriga o empreendedor a aprender e realizar um bom gerenciamento do caixa, da receita e dos gastos. Sem esse olhar sobre o empreendimento, qualquer investimento que se faça em produto, divulgação, comunicação ou mão de obra será perdido ou, pelo menos, prejudicado.

            É importante criar uma rotina para que o controle das finanças da empresa esteja naturalmente sob o domínio constante do gestor. Uma ação como essa evitará surpresas desagradáveis e problemas futuros na organização.

            Infelizmente (ou felizmente), ainda não existe um segredo para que se alcance essa gestão controlada. O que se tem é trabalho árduo, muita paciência e uma visão detalhada de todo o processo (os detalhes são fundamentais para a melhora da situação). Com isso, é possível conhecer as potencialidades do seu negócio e os principais gargalos que devem ser corrigidos — e, especialmente, saber como fazer isso. Veja como criar o hábito de gerenciar as finanças da sua empresa:

 Entendimento

          Antes de se criar um hábito no gerenciamento das finanças da empresa, é essencial entender melhor o negócio. Sendo um comerciante ou um prestador de serviços, é preciso que você saiba com o que se está lidando, qual o custo do negócio, como lucrar, obter mais receita, que margem tirar de determinado produto ou serviço, como se comunicar melhor com o cliente.

          Sem conhecer esses detalhes fundamentais, você vai atirar no escuro. Na verdade, seu gerenciamento acabará administrando no vermelho, o que vai levar, com o tempo, ao fim da empresa. Percebe que, com uma ação tão simples, é possível melhorar ou salvar o seu empreendimento?

 O que fazer?

        Ao conhecer bem a sua empresa, vale especificar cada ponto que molda essa estrutura. O ideal, nesse momento, é aderir a uma ferramenta de gestão, como um aplicativo ou software. Além de dar mais agilidade ao processo, você não estará preso a pilhas de papéis e poderá analisar melhor os dados do negócio em qualquer ambiente ou a qualquer hora — desde que tenha um dispositivo com acesso à internet.

        No caso das pequenas ou médias empresas, a grande vantagem é que você pode ter todo o processo em mãos sem dificuldade, já que conhece toda a movimentação, os funcionários e, inclusive, quem são os seus clientes.

 Sem desleixo

       Empresas em que o gestor é preguiçoso ou relapso não duram muito, pode acreditar. Se durarem, basta aparecer um concorrente com uma gestão um pouco mais profissional para logo eliminar a outra do mercado.

       Em uma organização — independentemente do seu porte —, ser exigente e até detalhista na gestão é o primeiro passo para resolver os problemas. Por exemplo, só dá para saber que há baixa lucratividade, por mais que as vendas estejam altas, se analisar a planilha de movimentação da empresa. Assim, você pode conhecer a realidade do negócio e qual atitude pode ser tomada para melhorá-lo.

        Na gestão profissional e organizada, é sempre bom pecar pelo excesso do que por omissão. Nunca é demais reforçar os detalhes e analisar cada ponto necessário.

 Criando um hábito

       Após compreender essas situações, fica mais fácil desenvolver o hábito de gerenciar as finanças da empresa. Isso porque, quando você entende a importância dessa gestão, toda e qualquer dificuldade que surgir vai ser enfrentada e priorizada nas atividades cotidianas.

      Para que a rotina seja criada, é importante que, no início do dia de trabalho, você já verifique a planilha da empresa. Além disso, cada entrada e saída de caixa devem ser registradas. A inclusão dessa movimentação não precisa ser imediata, mas é importante que seja feita ao fim de cada dia, na hora do fechamento do caixa.

      Mais uma dica: é sempre interessante utilizar lembretes para se organizar sobre o que deve ser feito. Os lembretes podem ser feitos em post-its ou, de forma mais prática, em agendas eletrônicas em tablets ou smartphones. Depois de algum tempo, eles nem serão mais necessários, pois já estarão totalmente integrados ao seu cotidiano.

 Impeditivos

        Por mais que haja interesse e boa vontade em criar esse hábito, algumas forças externas podem dificultar esse processo, o que deve ser evitado ou combatido. Primeiramente, as demandas diárias. O corre-corre do trabalho é um problema para quem quer se organizar, pois deixa a gente sempre com falta de tempo e de calma. Mas por mais que não consiga cumprir algumas medidas no horário programado, relaxe e tente fazer tudo até o fim do expediente.

      Outro ponto é a centralização dos trabalhos. Isso ocorre principalmente com pequenas e médias empresas, em que o proprietário também é o gerente, o diretor e o supervisor. Delegar funções é fundamental para que o tempo e a gestão sejam organizados, até porque, se não o fizer, essa administração não será tratada como primordial e pode acabar sendo deixada de lado.

     Além disso, também é preciso evitar a bagunça, tanto das suas ideias quanto da própria mesa no escritório. As ações só serão claras se o ambiente em que estiver também for organizado e limpo.

 Recapitulando, para criar o hábito de gerenciar as finanças da empresa você deve:

1. ter o controle;
2. entender o processo;
3. ter acesso a tecnologia;
4. ser detalhista.